Elkem får bedre lisenskontroll og datakvalitet med Otheo

Med over 7 200 ansatte i 33 land trengte Elkem systematisk visualisering og allokering av lisenskostnader. Med Otheo har selskapet fått bedre oversikt, redusert manuelt arbeid og økt tilliten til egne data og kostnadsallokering internt.

Fra Excel til helhetlig plattform

Ved å ta i bruk Otheo har Elkem fått et strukturert og dynamisk system for lisensstyring. Lisensdata integreres direkte i plattformen og hentes automatisk fra interne systemer, slik at alle involverte får tilgang til oppdaterte og pålitelige tall.

«Vi hadde behov for bedre oversikt, kontroll og enklere kostnadsfordeling på både lokasjons- og avdelingsnivå», forteller Marianne Nygårdsæter, Global Service Manager, Elkem.

Der man tidligere brukte timer på manuell rapportering, kan Elkem nå hente ut oversikter på minutter – med trygghet for at dataene stemmer.

Global kompleksitet krevde bedre oversikt

Elkem er et globalt industrikonsern med hovedkontor i Oslo og store IT-miljøer i både Oslo og Kristiansand, samt internasjonalt. Den sentraliserte IT-strukturen håndterer lisenser og IT-kostnader på tvers av 33 land og 70 selskaper – en oppgave som tidligere krevde betydelig manuelt arbeid.

Lisensoptimaliseringen var tidligere basert på kvartalsvise Excel-rapporter fra konsulentselskap, noe som ga begrenset innsikt og høy risiko for feil. Med Otheos innebygde rådgivning får Elkem denne innsikten løpende og kvalitetssikret.

«Nå bruker vi langt mindre tid på rapportering, og kvaliteten på dataene er vesentlig bedre. Prosessen har blitt mer transparent og profesjonell rett og slett.» Claire Førland, Infrastructure & Operations Director, Elkem.

Økt tillit og ro i organisasjonen

Elkem har etablert en fast prosess for lisensgjennomgang og «frys» i juni, noe som har gitt både IT og forretningssiden en roligere dialog rundt lisenskontroll.

Mindre støy og færre diskusjoner har ført til økt tillit til både data og prosess.

«Det dynamiske brukergrensesnittet gjør det enkelt for lokale IT-kontakter, også innen HR og Finans, å gjennomføre gjennomganger uten behov for administratorrettigheter. Ingen stiller lenger spørsmål ved faktaene – alt hentes direkte fra systemene våre. Det har gitt oss en kommunikasjonsflate i Elkem, som har skapt tillit på tvers av alle enheter,» forklarer Claire.

Klar for videre skalering

Etter gode erfaringer med dagens lisensoversikt planlegger Elkem å utvide bruken av plattformen og inkludere flere av deres lisensbaserte systemer. Målet er å få enda bedre kontroll, bedre oversikt over lisens-allokering, redusere manuelle feil og legge grunnlaget for mer automatisering i fremtiden.

Partnerskapet mellom Elkem og Otheo kjennetegnes av løpende dialog, tilpasning og felles utvikling. Elkem har med sin åpenhet og dialog rundt behov også bidratt til videreutvikling av funksjoner i plattformen – noe som har gitt et produkt i kontinuerlig utvikling til fordel for begge parter.

«Vi opplever samarbeidet som profesjonelt og løsningsorientert. Otheo har vært flinke til å lytte og tilpasse seg våre behov,» sier Claire.

Anbefaler løsningen videre

Elkem ser stort potensial for at flere selskaper kan dra nytte av samme tilnærming.

«Otheo passer nok spesielt godt for organisasjoner med mange lokasjoner og komplekse strukturer. Det gir en oversikt og trygghet som er vanskelig å oppnå med manuelle prosesser. Men, mindre organisasjoner som ikke har store IT-avdelinger vil selvsagt også ha god nytte av kontroll over lisensstyring,» avslutter Marianne.

For Elkem har Otheo blitt et sentralt verktøy for å sikre datakvalitet, effektivitet, tydeliggjøre kostnadsallokering, og profesjonell styring av IT-lisenser – et godt eksempel på hvordan teknologi kan skape verdi i store, internasjonale organisasjoner.

Verdier skapt med Otheo:

•            Redusert manuelt arbeid og risiko for feil

•            Bedre datakvalitet

•            Full transparens i IT-kostnader på tvers av land og enheter.

•            Økt tillit og enklere dialog internt

•            Bedre eierskap i forretningsenhetene, som nå selv kan følge opp sitt forbruk.

•            Redusert administrativ tid for IT og økonomi.